Klantachtergrond:
Jenny runt een bedrijf in bouwmaterialen en woningrenovatie op Victoria Island in Canada. De productcategorieën van haar klanten zijn divers en de goederen worden ingekocht bij meerdere leveranciers. Ze had ons bedrijf nodig om de container vanuit de fabriek te laden en per schip naar haar adres te vervoeren.
Problemen met deze verzendopdracht:
1. Tien leveranciers bundelen de containers. Er zijn veel fabrieken en veel zaken moeten worden bevestigd, waardoor de eisen aan de coördinatie relatief hoog zijn.
2. De categorieën zijn complex en de douaneaangifte- en inklaringsdocumenten zijn omslachtig.
3. Het adres van de klant bevindt zich op Victoria Island, en levering naar het buitenland is omslachtiger dan traditionele leveringsmethoden. De container moet worden opgehaald in de haven van Vancouver en vervolgens per veerboot naar het eiland worden vervoerd.
4. Het afleveradres in het buitenland is een bouwterrein, waardoor er niet zomaar gelost kan worden en het 2-3 dagen duurt voordat de container wordt afgeleverd. In de gespannen situatie met vrachtwagens in Vancouver is het voor veel transportbedrijven moeilijk om samen te werken.
Het volledige serviceproces van deze bestelling:
Nadat we op 9 augustus 2022 de eerste conceptbrief naar de klant hadden gestuurd, reageerde de klant zeer snel en toonde grote interesse in onze diensten.
Shenzhen Senghor Logistiekricht zich op zee en luchthuis-aan-huisdienstenWij exporteren vanuit China naar Europa, Amerika, Canada en Australië. We zijn bedreven in internationale douaneafhandeling, belastingaangifte en leveringsprocessen en bieden klanten een complete DDP/DDU/DAP logistieke transportoplossing..
Twee dagen later belde de klant en hadden we het eerste uitgebreide gesprek en wederzijds begrip. Ik vernam dat de klant zich voorbereidde op de volgende containerbestelling, waarbij meerdere leveranciers de container zouden bundelen. De verzending was gepland voor augustus.
Ik heb via WeChat contact gelegd met de klant en op basis van de wensen van de klant tijdens de communicatie een complete offerte opgesteld. De klant bevestigde dat alles in orde was, waarna ik de bestelling ben gaan opvolgen. Uiteindelijk werden de goederen van alle leveranciers tussen 5 en 7 september geleverd, het schip vertrok op 16 september, arriveerde op 17 oktober in de haven, werd op 21 oktober afgeleverd en de container werd op 24 oktober teruggebracht. Het hele proces verliep zeer snel en soepel. De klant was erg tevreden over mijn service en had gedurende het hele proces geen enkele zorgen. Dus, hoe doe ik dat?
Laat klanten zich geen zorgen maken:
1 - De klant hoefde me alleen een proforma-factuur (PI) met de leverancier of de contactgegevens van een nieuwe leverancier te geven. Ik nam vervolgens zo snel mogelijk contact op met elke leverancier om alle benodigde informatie te bevestigen, samen te vatten en de klant feedback te geven.
Overzicht van contactgegevens van leveranciers
2 - Aangezien de verpakkingen van de verschillende leveranciers van de klant niet gestandaardiseerd zijn en de markeringen op de buitenverpakking onduidelijk zijn, zou het voor de klant moeilijk zijn om de goederen te sorteren en te vinden. Daarom heb ik alle leveranciers gevraagd om de volgende markeringen aan te brengen: de bedrijfsnaam van de leverancier, de naam van de goederen en het aantal verpakkingen.
3 - Ik hielp de klant bij het verzamelen van alle paklijsten en factuurgegevens, waarna ik deze samenvatte. Ik vulde alle benodigde informatie voor de douaneafhandeling in en stuurde deze terug naar de klant. De klant hoefde alleen nog maar te controleren en te bevestigen of alles in orde was. Uiteindelijk werden de door mij opgestelde paklijst en factuur door de klant helemaal niet gewijzigd en direct gebruikt voor de douaneafhandeling!
Cinformatie over douaneafhandeling
Container laden
4 - Vanwege de onregelmatige verpakking van de goederen in deze container, was het aantal lege ruimtes groot en ik was bang dat de container niet volledig gevuld zou worden. Daarom heb ik het hele laadproces in het magazijn gevolgd en realtime foto's gemaakt om de klant feedback te geven totdat het laden van de container was voltooid.
5 - Vanwege de complexiteit van de levering in de bestemmingshaven heb ik de douaneafhandeling en de leveringssituatie in de bestemmingshaven nauwlettend gevolgd nadat de goederen waren aangekomen. Na 12.00 uur bleef ik in contact met onze agent in het buitenland over de voortgang en gaf ik de klant tijdig feedback totdat de levering was voltooid en de lege container was teruggebracht naar de kade.
Help klanten geld te besparen:
1. Tijdens de inspectie van de producten van de klant merkte ik dat er enkele breekbare artikelen tussen zaten. Omdat ik de klant wilde bedanken voor het vertrouwen, heb ik hem/haar een gratis vrachtverzekering aangeboden.
2. Aangezien de klant 2-3 dagen nodig heeft voor het lossen van de lading, heb ik, om extra containerhuur in Canada te vermijden (doorgaans USD 150-USD 250 per container per dag na de huurvrije periode), na het aanvragen van de langst mogelijke huurvrije periode, een verlenging van 2 dagen gratis containerhuur bijgekocht. Dit kostte ons bedrijf USD 120, maar deze verlenging werd ook gratis aan de klant verstrekt.
3. Omdat de klant meerdere leveranciers heeft voor het samenstellen van de container, is de levertijd van elke leverancier inconsistent en willen sommige leveranciers de goederen eerder leveren.Ons bedrijf heeft samenwerkingsverbanden op grote schaal.magazijnenin de buurt van de belangrijkste binnenlandse havens, met diensten voor het ophalen, opslaan en laden van goederen in het binnenland.Om de klant te behoeden voor magazijnhuur, hebben we gedurende het hele proces ook met leveranciers onderhandeld. Leveranciers mochten bijvoorbeeld pas 3 dagen voor het laden in het magazijn leveren om de kosten te minimaliseren.
Stel klanten gerust:
Ik werk al 10 jaar in de branche en weet dat veel klanten het het meest frustrerend vinden dat, nadat de expediteur een prijsopgave heeft gedaan en de klant een budget heeft opgesteld, er later steeds nieuwe kosten bijkomen, waardoor het budget van de klant ontoereikend blijkt en er verliezen ontstaan. De offerte van Shenzhen Senghor Logistics is daarentegen transparant en gedetailleerd, zonder verborgen kosten. Mogelijke extra kosten worden vooraf gecommuniceerd, zodat klanten een toereikend budget kunnen opstellen en verliezen kunnen voorkomen.
Hier is het originele offerteformulier dat ik ter referentie aan de klant heb gegeven.
Dit zijn de kosten die tijdens de verzending zijn ontstaan doordat de klant extra diensten heeft afgenomen. Ik zal de klant zo snel mogelijk informeren en de offerte bijwerken.
Natuurlijk zijn er veel details in deze bestelling die ik niet in het kort kan samenvatten, zoals het zoeken naar nieuwe leveranciers voor Jenny halverwege, enzovoort. Veel daarvan vallen buiten het takenpakket van een doorsnee expediteur, en we zullen ons best doen om onze klanten te helpen. Zoals onze bedrijfsslogan luidt: Onze belofte nakomen, uw succes ondersteunen!
We zeggen wel dat we goed zijn, maar dat is niet zo overtuigend als de lof van onze klanten. Hieronder een screenshot van een lofbetuiging aan een leverancier.
Tegelijkertijd is het goede nieuws dat we al in onderhandeling zijn over de details van een nieuwe samenwerkingsovereenkomst met deze klant. We zijn de klant zeer dankbaar voor het vertrouwen dat ze in Senghor Logistics hebben gesteld.
Ik hoop dat meer mensen onze klantenserviceverhalen lezen, en dat meer mensen de hoofdrolspelers in onze verhalen worden! Welkom!
Geplaatst op: 30 januari 2023
